跨国会议策划的几个难点

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       在曾经的服务案例中，我们遇到一些国际型公司举办会议的话，在会议策划这方面我们是花了大力气的，打个比方：         你刚到了一个你以前未曾去过的国家，你不会说当地的语言，也不认识参会的代表。当你走进庞大的会展中心，拿起参会代表登记资料的时候，你看见了一排排你祖国的国旗，还有一张张微笑的面容。         你站在注册队伍中，你看到身着制服的工作人员在维持秩序，他们每个人都佩戴有名卡（戴在右肩上部——你的眼光可以自然看到的地方）和标明语言服务类别的标牌。会场还使用了许多国际通用的标识，来化解会议印刷品语言方面的障碍。他们还提供了各种服务措施，来突破参会代表由于语言不通而产生的视觉、活动及听觉方面的限制。         你可能参加过提供类似服务的会议。在注册的时候，他们还会问你个人是否有特别的、文化的需求——如餐饮、社交、宗教或身体等方面。对于这些需求，会议组织者会尽可能予以满足。         在参加培训议程的时候，你会很高兴地注意到，演讲人在演讲的时候考虑到了参会代表们的文化差异，因而在礼节上照顾到了听众的多样性和文化的差异性。         在安排团队餐饮方面，既要反映会议主办国的餐饮风格与文化特点，也要照顾到敏感人群的多样化选择，最好是事先征求他们的意见。         以上的这些措施，尊重了人们的文化多样性的需求，增加了人们的认同感。对于参会代表而言，这样做代表着你在欢迎他们，接受他们，让他们放松下来。         如果你认为这种模式不适合你，那么，你就再想一想。会议专业人员国际组织（MPI）的“跨文化计划”最近完成了一项对16,000多个协会会员的调查，调查的结果很引人注目。不管你在哪儿生活或工作，会议已经成了一个跨文化交流的场所。         在北美，人们倾向于从种族角度来看待文化的差异性，而北美之外的人则很典型的从国籍来对此进行阐释。但结果是相同的：需要提供各种服务以尊重所有客户的要求。对于会议业务来说，成功的唯一法则就是理解每一个个体和客户的特别的需求。         那么，这对于会议专业人士，包括会议策划人和会议供应商意味着什么呢？我们都应该好好关注我们顾客服务的方式。那些能够更好地把握顾客特别需求的会议策划人和供应商，将会更好地理解如何为跨文化客户提供良好的服务。         你需要去找一些如何为你的客户提供跨文化服务的信息吗？请使用你的资源。互联网就是一种很棒的、信息量巨大的免费工具，你可以借此了解很多你希望了解的东西。网页上会有很多区域性的、宗教与民族方面的、全球性的联系信息。如果你是一个策划人，你策划了一个会议，却忽略了一个宗教节日，而参会代表中有一些人是要过这个节日的，那将是一件很没有脸面的事儿。         为了避免冲突，在办公室里放上一本20年的日历本，是很容易的。         你知道今年的“斋月”是从10月27日到11月26日吗？你知道它意味着什么又有哪些宗教要求呢？如果不知道，那么，就帮自己一个忙，上网了解一下这个重要的穆斯林节日，给你的客户他们本应该得到的认同与尊重。不要认为了解了穆斯林节日就是你跨文化学习的结束——这只是这个持续的、令人兴奋的不断学习过程的一个阶段。         记住：如果你举办了一个会议，占用了人们的假日，那么，你就对那些要庆祝或者要过这些假日的人有些不尊重了。你传递的信息是，你的感觉比较迟钝。作为服务业的专业人士，我们有义务终生学习，而对跨文化知识的掌握又是其中重要的一环。         成功会议的基础是实现那些经过深思熟虑的、广泛探讨的、可以量化的会议目标，这一点并不是秘密。一个成功会议，不管是多大规模的会议，是地区性的、全国性的还是全球性的，一个重要的评价标准，就是看你了解不了解参会代表的个人需求。如果忽略了这种了解，你的一些参会代表及客户就会觉得他们的公民权得到了侵犯，就和他们有了距离感。这样就无法从内心里赢得那一部分人的支持，而我们所有的人又都得靠他们吃饭。 秋韵礼仪庆典公司转载：第一范文网