如何“策划”与“组织”一场成功的年会

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       摘要：我想大家都知道，从古到今，人们一直都在不间断地组织各种会议，小到家庭会议，大到国际会议。就说我们每年也要承接很多会议，但是最重要的是策划组织会议，很多时候很简单，连小孩都会，可是很多时候，它又很复杂、很困难，复杂到了很多人一起想办法，都未必能考虑得很周全。        有时候，公司的会议策划组织团队付出了大量的劳动和心血，可会议的效果还是不能尽如人意。也许是“会议”这个词太过普通，以至于人们往往会忽略其“策划”的重要性。“年会”（convention）作为国际国内会议市场一个重要的会议类型，有规模大、影响力强等特点，进行缜密的前期策划和组织，当然也是必不可少的一个重要环节。        据了解美国每年举办13700多个这类年会，单个会议的与会人数多达数万人，甚至十几万人。但是大家有没有想过为何美国的年会市场能够运作得如此成功呢？        可以很明确的告诉大家这与会议组织机构及其合作伙伴（会议管理公司等）强大的策划组织能力是分不开的。下面我们就结合自己做年会的经验以及总结发达国家年会市场成功运作经验，得出以下值得借鉴的几点：        其一，与专业机构合作。年会多为协会类机构主办，而这类机构的人员数量和会议专业能力等会有一定的局限性，因此，与专业会议公司合作是重要的选项之一。专业公司经验丰富，策划运作能力很强，有他们的参与，会议往往会增加很多色彩，效果也会大大提升；        其二，加强与政府机构的合作。无论是全国性的年会还是国际性的年会，一般来说在业内都有一定的影响力，因此年会对各地政府甚至是国家政府有关部门都会有很强的吸引力。现在，我们国家很多城市都很注意吸引国际会议到本地区召开，而我们讲的一般意义上的国际会议，指的主要就是国际协会类机构的年会。只要具有一定规模和影响力的年会，基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前为止，我国已经有数十个城市出台了会议产业扶持政策，每年的扶持资金多达数亿元之多；        其三，加强市场调研并提出针对性解决方案。发达国家很多行业年会都已经举办过数十届甚至上百届，已经成为了名副其实的品牌会议。一个品牌会议几十年甚至上百年来一直受到业界追捧，如果会议组织机构不重视市场调研，不重视会议代表的感受和要求，那是根本不可想象的。发达国家年会的日程及议程安排完全可以用丰富多彩来形容——不同类型、不同职务、不同年龄段会议代表的不同诉求一般都能得以体现——与会家属也不例外；        其四，注重会议城市、会议酒店选择与会议附加活动的安排。根据美国会议市场的调查，在影响与会代表决定是否参会的“重要因素”排序中，“会议地点”和“会议附加活动”已经超过“会议内容”排在了前两位。会议的附加活动种类很多，合理搭配、组合以及每年的调整、变化非常重要；        最后，注重细节服务。常办会议的人都会认为办好一个会议很难，其中一难就是把每个细节都做好。会议，就是由无数个细节组成的，会议嘉宾、会议代表、会议赞助商等的感受同样也是由一系列细节相加而成的。因此，做好会议细节工作，是所有会议组织机构、会议工作者必须练好的一项基本功。        以上五点的解说，相信大家对会议策划一定有了更深的了解，希望这些对大家在策划和组织年会方面有所帮助。 秋韵礼仪庆典公司转载：第一范文网