我们作为会务公司，在选择会议场地的时候，要根据酒店或者是会议中心的情况（会议室的大小、形状、布置都不一样）。我们在选择的时候除了考虑参会人数外，也要满足会议组织方的要求，所以在会议室选择方面我们要考虑很多因素。
1．会议的类型
不同类型的会议对场地的要求也不同。讲座型会议需要一个讲台，会议室的布置宜采用剧院式；讨论会则可以采用圆桌式，使参会讨论者能平等地参与讨论，发表意见。
2．会议的天数
大部分会议的会期在2～3天，一般较少超过5天(不包括短线旅游时间)。会期长，会议场地面积要大些；会期短，会议场地面积稍小也不会引起人们烦躁。另外，若会议天数较多，如分组会议，可以适当调换会议室，避免与会者对同一场地产生厌倦。
3．来自外界的噪音干扰
在会议室的选择上，还需考虑其他噪音的干扰，如会议不要选择在音乐厅附近的会议室；培训性会议的会议室不要靠近人流量大的通道；董事会会议应安排在比较僻静的会议室。
4．对会场视听设备和讲台的要求
随着时代的发展，会议的演讲者或者发言人对于会场的视听设备会有要求，如投影机、幻灯机、影碟机等。对于高级别的会议或视电话视频会议，对视听设备和讲台的要求更高。
5．布置形式和出席人员
出席会议的人员数量和现场布置的形式对会议室的选择有很大影响，剧院式的布置容纳的出席人数最多，而U形结构的容纳人数较少。
6．避开竞争性团体
所谓竞争性团体，是指在政治观点、宗教信仰等方面有较大冲突的团体，或者互为商业竞争对手的企业。在安排会议室时应将竞争性团体分在不同楼层，或者相距较远的两个会议室，以避免发生不必要的纠纷。
7．其他因素
我们认为一些有特殊要求的会议，如现场设备演示会，要求就比较特殊，还有些会议，如歌舞晚会则对灯光、音响和舞台有着独特的要求。在选择会议室的时候一定要考虑这七大因素，做好会议室的选择。
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