我们去举办一个会议，也会有很多会务工作要安排，这些会务工作的各个细节都要认真安排好，否则，任何一个细节方面出现纰漏，都会影响会议的顺利进行。
一、会议印刷品
会议印刷品可以把无形的会议产品描绘出来，使潜在的会议参加者了解会议产品的内涵，也可以使未参加会议的人们了解会议产品的结论性内容。
在制作会议印刷时要注意印上会议及其举办者、组织者的形象识别（C.I）符号以树立、培育会议及其举办者、组织者的品牌形象。例如，在信封、信纸、小册子、广告传单等促销宣传资料上印上会议本身、会议举办者和会议组织者的徽标（logo）……
（一）会议内容摘要（abstracts）
旨在会议前把预先安排的会议演讲、讲解等发言内容的概要以及论文摘要汇集在一起而编成的书面资料。
会议内容摘要的内容可通过实现征集论文（call for papers）等途径获得。
征集论文和编辑会议内容摘要是会议科学委员会（scientific committee）[或称程序委员会（program committee）或学术委员会（academic committee）]的任务。
会议内容摘要在会议前印刷制作完毕，在会议报到时发给与会者，供与会议者会前了解会议犯严重发言的内容概要。
（二）会议资料汇编（proceedings）
指在会议后把会议中的演讲、讲解、论文、讨论的总结、会议通过的决议、决定的书面资料汇编在一起而形成的书面资料。
它不仅对与会者很重要，而且对下列人士与机构也很重要：
1.没有与会的专业人士；
2.大学师生，图书馆；
3.有关（国际）组织，政府有关部门；
4.相关行业（行业最新成果）。
会议结束后应尽快把会议资料汇编整理出来，印刷制作成册，邮寄或把电子版发送给与会者，并可销售给其他需要者，增加一些会议收入。由于计算机的迅速普及，更由于人们的环保理念的提高，推行无纸化办公，目前越来越多的会议不再印刷，而是将所有制作成一张DVD光盘，会议注册时发给代表。
（三）最终程序（fine program）手册和会议指南
会议代表注册时要得到一本会议的最终程序手册，也包含与会者参加会议需要的会务安排方面的信息。在与会者报到时发给他们，便于他们挑选感兴趣的报告和选择参加各种活动。最终程序的主要内容包括：
1.会议日程安排；
2.会议内容摘要（abstracts）；
3.当地交通安排表；
4.参加会议者名单（住房安排表）。
（四）其他会议印刷品
1.会议的票证
会议的票证包括参加各种活动的请柬、餐券和旅游票。
会议请柬的制作、因数的质量要与会议的规格、档次相一致。
会议请柬应提前足够的时间送寄给会议VIP、嘉宾、演讲人，并与报名参加者注册确认后立即发给他们，使他们有充分的时间作好参加会议的准备。
2.会议旅游小册子
多数会议都安排有旅游、游览节目。把旅游或游览的线路、经典及出发的时间、集合的地点安排等事先制作、印刷成旅游小册子，在与会者报到时发给他们，作为旅游或游览时的参考。会议旅游小册子的制作、印刷的质量也要与会议的规格、档次相一致。
二、会议名卡
会议名卡是会议组织者制作的供与会者和会务人员佩戴作为会议通行凭证的物品。会议要为每位会议代表准备一个名卡，会议代表凭此参加会议的各项活动。
（一）会议名卡的形式
1.胸卡：佩戴在胸部的名卡。
2.挂卡：佩挂在脖子上、悬吊在胸前的名卡。
3.ID卡：使用电脑技术把与会者资料数据存储进卡并可由电脑识别的名卡。
（二）制作和使用会议名卡时注意事项
1.名卡上的字要足够打，使会议安全人员或其他工作人员从很远处就可以看清楚。
2.名卡应选用统一印刷的纸片，厚度应以能再镭射打印机上打印为准。其上印有会议名称、会议举办的时间和地点、会议代表的姓名（国际会议还要加上国际）。最好只用会议名称的缩写，这样字体可以选择得大一些。
3.不同类型的人员的名卡最好用不同的颜色区分，类型可包括正式代表、陪同人员、工作人员、展览人员等。有些会议为了突出贵宾的身份，采用特殊标记如用红色丝带的方法区别。
4.普通的会议尽量不要采用贴相片和塑封的形式来制作胸卡。
5.请与会者把名卡佩戴或佩挂在正确的位置，以方便安全人员或其他工作人员检查。
6.对名卡进行编码，对于重要的、安全性要求高的会议，我们会在名卡上增加佩戴者的彩照，如果很重要的会议也会选择用IC卡。
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