会议活动源远流长，可以追溯到人类活动的早期阶段。早在荷马时代，古希腊人就建立了“议事会”和“人民大会”制度，当时的氏族在举行“人民大会”时，所有人都站在周围，有秩序的参加讨论，这种会议形式被称为“围立”，这也是我们为之震撼的。古话三人以上而循有一定规则者，则谓之会议。当今世界，几乎每时每刻都在进行着各种各样的会议活动，会议活动已经深深根植在人类社会活动的各个领域，成为人类社会活动不可或缺的一种交往方式。
会议一般都具有以下一些共同特征：
1、 会议是一种围绕特定目的而开展的活动
会议的目的体现了会议组织者的愿望，反映了全体会议成员的共同期盼，是会议活动最基本的驱动力。会议目的的正确与否，决定了会议的方向和实际作用，制约着会议的各项组织活动。
2、 会议是一种高度组织化的活动
会议活动的组织性主要体现在会展的主办者要明确，进行会议策划，涉及建立会议的管理服务体系、订立会议规则和会务的工程程序等方面，会议活动只有具备高度的组织性，才能使会议的各项内容程序化，才能使会议进行的有条不絮，达到会议举办的目的。
3、 会议是一种以口头交流为主要方式的活动
各项会议活动中的报告、发言、讲话、辩论等口头交流方式，是会议成员传递信息、交流思想、阐述立场的主要手段，也是会议的主要方式。当然会议活动也可以以书面和声像交流的方式，但口头交流仍旧是会议活动的主要方式。
4、 会议是一种群体性的活动
会议来源于为了集体商议、共同解决问题之社会需要，可以说自会议产生的第一天就是一种群体性的活动，一般来说，至少要三人，当然在某些横向性会议（与会者之间具有相同的身份和平等的权利的会议）中也有例外。
将上述四个特征综合起来，会议活动是一种围绕特定目的而展开的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。我们所想的就是要让每个人用最有礼貌的语言与客户沟通，达到最好的效果。
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