在日常的生活中我们经常提到计划，提到流程。古人也曾说过凡事“预则立，不预则废”都是在强调一个关于计划的重要性，而在做好计划的同时一个强大的统筹安排团队则是一个个大型活动成功必不可少的保证，为什么这么说呢，让我们一起看一下。
首先需要的是确立活动目标、活动风格。制定完初步预算，就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中，而这个活动安排表将成为所有参与主体：活动策划人员、公司的活动策划团队开展工作所依据的出发点，即正式的活动统筹安排。
其次随着活动的逐步开展，必要的变动不可避免，活动要素或增加，或减少，或更新;时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化，伴随着新情况的出现、执行团队将不断地更新活动统筹安排。每一次更改活动统筹安排时，都要标注更改的序号和日期。
最后要注意的是组织井然有序，密切关注细节，这是组办活动获得成功最为重要的两大要素。必须不断进行检查，以确保活动按照计划有序开展。在制订活动统筹安排时，要拿出日历，从活动举办日期之前开始计划起，规定何时完成何事。近乎失败的活动事例不胜枚举。
一场成功的活动需要的是大量前期的沟通与准备，在依据流程清单与合同制定完成活动具体方案后，任何一个细小的环节都是需要精心准备与布置的，而非突然之间的神来之笔，这样的活动才是一场成功完美的活动，最后——你希望活动当天所有人都有良好的精神风貌，处于最佳状态，发挥出最好水平，成功地协调和执行活动的每个环节;还是希望他们到了最后关头还在四处张罗本该早已做好的基础工作，这时您更需要活动方面的专家来为您支支招。
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