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请柬与邀请函要提前发出，以便参考者提前安排时间；请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬与邀请函的预算越高；对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时登记，以便统计精确的人数，人数在预定餐饮、住宿等项时，非常重要，也与会议的预算密切相关。
关于请柬与邀请函，我们认为必须具备以下7项信息：
1、活动类型
2、活动日期、时间 与会期
3、会议邀请者与被邀请者
4、会议地点
5、是否需要回复
6、提供的餐饮
7、其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等
邀请函范文
XXX先生/女士：
XX公司将于2月5日8：30-17：00，举办XXX会议，特邀请XXX派员参加。会议议程如下：
……
会议地点在XXX，会议提供午餐及茶点。请贵公司于xx月xx日前提供参会人员人数及名单。
因有团队活动，参会者请着休闲装。本公司有安排专车前来接送。
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XX月XX日
秋韵礼仪庆典公司转载：第一范文网
