随着时代的变迁，越来越多的企业开始对会展及会议活动有了更加准确的要求，一次会议及会展承担的也远远不再是沟通等基本要求，更多的企业希望能充分挖掘内在的价值，所以如何成功的策划一场会展或会议活动就成了一个不容忽视的问题。一场好的会展或会议策划首先要确定的就是开幕时间会议的开幕式可以安排在会议正式开始前一天的晚上，也可以安排在会议正式开始的第一天上午。国际会议开幕式的时间安排也不尽相同，通常是由东道国来决定。
如国际自控联合会的会议，第十三届在美国举办时的开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚，而第十四届在我国举办时是安排在会议正式开始的第一天上午。其次就是开幕式地点开幕式的地点基本决定于会议代表的人数。在举办千人甚至上万人的大型会议时，一般很难寻找到合适的会场。就北京的现状而言，举办大型会议最多的北京国际会议中心的1号会议厅总共可容纳2500人，若会议规模超过2，500人，一种方式是将开幕式改到人民大会堂，这需要安排交通车和增加会议的开支;另一种就是采用主会场和分会场并用;主会场举办开幕式，分会场可采用大屏幕进行现场转播。2001年在北京国际会议中心举办第二十三届国际儿科会议的开幕式时，将近4000名代表参加，会议组织者在1号会议厅举办开幕式，在可容纳6，000人的2号会议厅和可容纳1，000人的17号会议厅作为两个分会场用多媒体进行大屏幕的现场转播，效果很好。另外开幕式会场布置也十分重要通常会议开幕式的会场布置比较简单，形式也基本相同，包括主席台的布置和会议代表席的布置。 (1)背景板和横幅会场的标志物是背景板或横幅。有的会议既有背景板也有横幅;有的会议二者取一，这没有惯例，完全由组织委员会商定。
背景板是最近十几年流行起来的，大多数的会议都会选用这种方式。主席台的背景为幕布，背景板放置于背景中央。能够举办大型会议的会场都有固定尺寸的背景板，会议只要按照这个尺寸制作即可。背景板由三部分内容组成：一是会议的会徽和有关组织的徽章;二是会议的(中、英文)名称、缩写和会议举办时间和地点;三是会议的主办单位。背景板的设计要简洁、色彩明快、主色调应与各轮通知书封皮的主色调相同。在会议举办期间，电视报道会议时，背景板的画面是很显眼的。许多会议代表也经常会选择以会议背景板作为背景照相留念的。横幅的制作相对简单，横幅布的颜色选用以红色居多，有些会议也选用其他颜色，如绿色。为了醒目，横幅上的字一般均采用白色。字的内容是会议的(中、英文)名称。若是选用中、英文名称、一般的设计是采用中文在上，英文在下的方式。 2)主席台主席台根据不同会议的要求，有各种各样的布置方式。最常用的是在主席台的中央正前方摆设一长条桌，长度根据开幕式时上主席台的人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸和笔。会议主持人一般在长条桌的一侧，他的座位处摆放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。目前，桌签的制作方法非常简单，是将坐在主席台的人员姓名用计算机打印在纸上，插入有机玻璃制作的标准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式：国内会议全部用中文，国际会议可以全部用英文，也可以中国人用中文、外国人用英文，还可以全部用中、英文，中文在上，英文在下。主席台右侧摆放讲台1个，讲台上摆放1个台式麦克风、台灯和鲜花。
对会议感兴趣的新闻记者都会前来参加会议的开幕式，有影响力的会议经常会有上百名记者现场采访。会议组织者应该在会场附近设立记者接待站。记者在这里可以领取记者证、新闻报道稿和其他有关的会议材料。记者的工作性质使得他们喜好四处走动并进行拍摄，试想如有上百名记者在会场走来走去，会议将无法正常进行。在北京地区，除了中央电视台、新华社等有数几家新闻单位发给特殊的证件可以在会场进行走动采访，其他的记者只能在规定的记者席就坐。开幕式结束后，所有记者就都可以自由采访了。 安全保卫工作在开幕式中也是非常重要的，特别是如有政府领导人参加开幕式。会场布置结束后，公安人员和负责会议保卫的工作人员对会场要进行认真的安全检查，排除任何可能的安全隐患。安全检查结束后，开幕式的会场应该采取封闭措施，人员不得随意进出。会场应设有为政府领导人使用的专用通道，以免造成围观的局面。在举办开幕式的大会场人口安排工作人员和安保人员，所有进入的人员要求凭胸卡或开幕式的请柬入场。对于开幕式可能出现的其他敏感问题，有关部门会采取预防措施，会议组织者只要积极配合就可以了。
会议开幕式若在代表下榻的宾馆或附近的会议中心举行，交通的安排主要是为了参加开幕式的贵宾。会前会议组织者要和当地的交通管理部门制定行车路线，印制参加会议开幕式的特殊车证，并要发给相关的人员。由于一般会议的开幕式都是在上午的9点钟左右。一场好的会议或会展活动需要大量精细的布置及策划而会议中的每个细节则直接关系到整个活动的成败与否。
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