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会议，奖励旅游的集中采购是现在许多公司的常规做法。这其中的原因有很多：增加公司采购部门的购买能力，加强采购监督，预先挑选合适的供应商，降低采购成本。
有一家公司，在初期，他们的会议的采购部门和会议策划者的意见不一致，换句话来说，他们各自都不了解对方的功能。但现在，经过5年左右的磨合，会议专业人员似乎意识到了早期的错误，尽管有时候会有小小的摩擦，绝大部分时间他们都是非常友好的。最关键的是策划者们已经从中吸取了教训，他们很清楚与采购部门对抗是徒劳的。这也是一种不负责任的表现：不要忘记了采购部门确实给企业节省了成本。总之，会议策划部门和采购部门是合作伙伴，不论好坏，双方如果能够了解这种关系对各自都是有益的。下面，就是他们一位工作人员总结的一些话：
降低姿态
我作为一个会议策划者最开始并不喜欢采购部门，坦白的说，并不是因为集中采购部门是一个新生的事物，也不是对他们部门的同事不熟悉，而是他们使我们变得无关紧要，而且他们很荒谬的留下一大堆乏味的文书工作给我们。
从根本上来说，采购部门并没认识到会议策划者的功能和价值，我们感觉他们是在要求我们做一些违反直觉的事情，这看起来好像是他们在暗中来削减我们的能力。例如，一项合同可能在我们毫不知情的情况下以闪电般的速度签订了，这促使会议策划者对他们的谈判能力产生了质疑，时间证明了他们的决定是错误的。采购部门很快发现，集中采购、统一模式并不是对所有的业务都能使用的，到最后不得不把我们会议策划者纳入他们考虑的范围之内。当策划者参与了重写/重新设计采购流程，并帮助设计集中采购流程管理软件，工作的效率成指数上升。
虽然我们可能不再谈判所有的合同，但是我们能够也应该积极主动对采购部门进行培训，让他们了解特定合约的表达方式与技巧，而这些方法和技巧是我们在过去的实践中证明非常有效的。
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采取果断的，而不是轻视的态度将获得尊重和信任。建立一个联合的采购团队，因为这项工作将更加密切地与收入目标、战略举措和高级管理人员挂钩。处理好与采购部门的关系最终可能提升你在公司的形象和地位。
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海纳百川
会议采购整合工作给公司上下都带来了很大的影响，在这种情况下，公司提供了去别的部门学习的机会。你以前可能只是在自己的部门内工作，现在如果能够让别的部门员工参与到你的团队里来，能够使你成为一个更为有价值的综合性人才。例如，邀请不同部门的关键人物来参与你的会议工作，努力使他们参与进来，从商务礼仪到供应商的选择，大家可以相互交流。
证明自己
最重要的是团体采购确实发挥了它的作用，从根本上来说它是成功的。但是你也应该向你的上司报告你也确实为公司节省了资源。
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