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大型会议活动策划方案的注意事项

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任何一个大型会议活动策划方案,其会议管理都可分为五大步骤:会前准备、会议开始、会议进行,会议总结以及跟踪执行。 1、 会前准备:会议主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备 得不充分。 2、 会议开始:会议程序太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的 层次参差不齐。 3、 会议进行:会议讨论消极沉闷,甚至超出议题范围,会议过程拖沓,常常表现为议而不 决。 4、 会议总结:会议效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的会议总结。 5、 跟踪执行:经常是那完那了,根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。 从会前准备,到最后的跟踪执行,都要细心,要注意以下事项: 1.举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免雷同、重复。 2. 会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失; 3. 一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等; 4. 大型活动还须设签到席,派专人负责签到; 5. 一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。 6. 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场. 7.开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。 8.开幕式剪彩活动能免则免,确需安排剪彩活动的,剪彩人不宜多。为节约起见,应以彩带代替绸带。 9. 所借的音响设备必须事先调试,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔、mp3等现场录音设备(也须调试),并安排专人负责; 10. 如果现场需要播放ppt,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等; 11.重要活动中,要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机,或将其调至静音状态。 12.组织出国展览应事先进行市场调研,了解当地产品供需情况。参展企业和产品要有一定代表性,避免参展的同类产品互相压价竞争。 13.布展时应听从当地展览组织者的统一指挥,不要随意乱拉乱抢道具,摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品布置要注意展示和贸易效果,既不要因展品过少而使摊位空荡,也不要杂乱无章地堆放展品,搞“杂货铺”或“摆地摊”。 14.展出时,接待观众要热情、主动、耐心,不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串,出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁,注意防火、防盗。 15. 议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。 16. 活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见. 秋韵礼仪庆典公司转载:第一范文网
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