做好会后工作的方法和步骤
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有些会议人员会议的筹备与执行都做的很不错,但唯独会议之后就不知道要做什么了。在此,我们分享一些相关的步骤方法。 第一步 1、与各方人员包括对会议效果发挥作用的所有供应商见面。 2、建设性地评价出席各方的表现。 3、让大家对你的角色以及你的团队提出建设性的反馈意见。 4、做好笔记,方便下次会议使用。 离开之前 1、与审计经理核实总帐单。 2、更正发现的错误,记录所有的差异,回到办公室后一定要跟踪这些差异。 3、给员工发放赠品,费用不计入伙食或音频/视频的成本里。 4、确认所有需要送回办公室的材料已经包装好并贴有标签。 到家之后 1、给活动中与你直接合作的酒店的员工、供应商和你手下的员工发送感谢信(抄送总经理、相关管理人员。) 2、向你自己公司的员工、志愿者、所有的发言人发送感谢信,告诉他们为会议做出了什么贡献。 3、尽快撰写员工总结报告,讨论会议上完成了什么,什么没有完成。 4、思考会议的后勤供应包括客房的设施是否效果良好。分析哪些方面还有待改善和提升。 5、记录所有对演讲者演示文稿的评论,给每位演讲者发送对演示文稿的书面评价。 钱的问题 1、检查会议中关于追加供应的食品、饮料和音频/视频设备等的纪录。在你的文件中详细记录这些信息。 2、核对总帐单、员工和演讲者的账单以及所有相关花销的凭证。 3、编制所有花销的明细帐,将其放在综合档案中,方便下次会议使用。 4、检查合同,如果出现与会议实际情况不一致的条款,则打电话联系他们重新商议。 5、收到发票后的30天内向酒店支付钱款,减去所有有争议的费用。 6、跟踪内部应收帐款,确保到帐。 7、对于有问题的费用,要立即和厂家对帐,但是必须确保问题解决后的30天内支付完所有账单。 总结报告 1、编制书面会后总结报告。不同活动中参加者的详细情况、每顿饭有多少参会者用餐等信息要加入报告中。把报告发送给与会议有关的内部员工。 2、写上你自己对于会议的想法,如何改进和提升。 3、计算会议的投资回报率和目标回报率。 4、比较RFP(意见反馈) 和实际结果,包括客房的感应器、伙食和饮料花费等等。以后的RFP中要加入需要修改的地方。 5、为会议做一个详细的时间表,包括支付日期和结束日期,存档作为日后用的参考资料。 我们认识到,会议之前的筹划、还有会议的执行是很重要,但会后的工作也是重点。 秋韵礼仪庆典公司转载:第一范文网-
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