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首先让我们设定一个简单的前提条件：无论您有多专业，无论您有多少年会议管理经验，在策划和管理国外会议时，如果没有当地供应商合作伙伴提供协助，您千万不能擅自行动。如果你认为所有事情你都能一个人搞定，就像你在国内组织会议一样，那你还是选择在国内召开吧。如果到国外举办会议，就把当地的供应商列一个表格，你会因此节省时间和费用。
以下是您选择供应商之前必须要问的10个最重要的问题，它们适应于所有你需要考虑的目的地管理公司、专业会议组织者、旅游公司、运输公司或任何其他供应商。
1、你们公司从事该行业多长时间了？
一般来说3年时间足够让一个公司的内部运营达到稳定状态并在行业内获得一席之地。我绝对不会冒险选择一家刚成立的机构承办会议，除非我对该机构所有者个人非常了解，且以前和她/他有过成功合作的经历。
2、你能提供3位与我的参会人员或会议性质类似的客户的姓名和联系方式吗？
你获得这些信息后，要立即发邮件或打电话给这些客户。你一定想知道该供应商是否真的了解你的参会者的特殊性以及与别人的细微差异，确定其运营团队能否履行销售人员许下的服务承诺。
3、您能否提供你们的银行和债权人信息？
对于上市公司来说，要核实其财务信息并不难。对于你一无所知的民营或私营企业，至少你要向公司的银行所要一份确认函，但是知名银行出具的能够证明该公司目前业务往来频繁的财务报告，并不能保证公司未来的财务实力，而与商业银行和活动帐户之间良好的合作关系才是其业务运转正常的指标。你还可以从公司的3位债权人那里获得相关信息，看看公司的帐户信息是否处于更新状态，公司支付帐单和费用是否及时，当然这也不能保证公司未来就不会破产，但是至少能反映公司目前的财务状况是否健康和管理者的责任感。
4、你们公司或者公司的职员是否在至少一个以上地区性专业组织或协会中任职的？最好是在国际性专业协会的成员？
协会成员身份并不是能力或执行力的保障，但是它能反映公司的管理符合国际公认的专业水准和行为规范，也反映出公司愿意向行业内的同行靠拢，并且愿意在继续教育和专业培训上投入时间和财力，这些都是反映公司好的迹象。
5、所有必要的证件都是当时有效的吗？
对于营业执照的要求也许各个国家的法律规定不一样，但是如果有法律要求，你的当地合作商应当持续更新证件，保持其有效性。
6、是否有必要的保险？
和营业执照一样，对保险的要求各国不一样，绝大多数发达国家要求公司投保某种类型的商业保险。由于保险在美国备受关注，因此即使在法律要求较为宽松的国家，大多数与美国客户合作的著名供应商都会购买保险。
7、我可以参观你们的办公时并和你们的员工见面谈谈吗？
如果对方对此问题的回答不是爽快地答应“可以”，可能意味着该供应商没有能够举办你的会议所需的物力和人力。如果有办公室，那就要现场考察一下。办公地址位于城市的什么位置？使用的是什么样的IT和通信设备？员工是否忙碌？他们是否快乐？你看了员工的工作状态后对公司的整体印象如何？
8、负责运营工作的员工的英语能力是否和销售员工的一样好？
一定要坚持和运营团队的员工谈话，如果他们的英语能力并不像销售人员向你口若悬河地推销业务时吹嘘的那样好，那么你和你的员工以后如何与他们现场沟通尤其是遇到紧急情况时？
9、我们之间的合作能否控制在我的费用预算范围内？
我总是在一开始时就告诉对方我的会议预算和限额是多少，这并不是说你不能或不应该和国外的供应商进行价格谈判，而是为你的谈判的准确性和成功打下基础。只有提供了准确、真实的信息，供应商才能制定出建议书，这是相互建立长期信任关系的第一步。我和供应商的合作中对于哪些钱我能化哪些不能花会直截了当地说明白，所以我的预算通常会创造更多的价值。他们喜欢坦诚、专业的对话方式，这样不仅不会浪费他们的时间，他们往往还能找到提升建议方案价值含量的创新方法。
10、我的直觉告诉我什么？
相信你的本能，合作默契、感觉舒服和相互信任至关重要。在所有的关系中，与国外的供应商之间的关系往往依赖于一些无法确定的因素，它们无法量化、无法通过互联网或证人提供的信息研究论证。我们愿意和自己喜欢的人打交道，有时候我们会“一见钟情”，很快就能建立长久的富有成效的合作关系，而有时却不能“速成”。我有幸遇到了世界上非常出色的人并与他们长期合作，在历经几十年的合作后，他们仍然是我最值得珍惜的合作者和朋友。通过与他们的合作，我接触到全球资源网络里的其他成员，必要时我们继续彼此协助，分享经验和建议。
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