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有不少人在为如何全面的安排会议而头痛，在此，我们在此分享一些相关的知识。
１、出席人数
会议预计出席总人数
２、日期
□ 团队到会日期
□ 团队离会日期
□ 最后订客数目确定期限
３、住宿
□ 大约所需客房数、包括单人间、双人间、套房
□ 与会者的客房入住价格
□ 客房预订确认：与会代表房间、团队主席或主办机构秘书房间
□ 客房预订复印文件
４、免费设施与套房
□ 会议接待室－价格
□ 酒吧、小吃部等的开放时间及日期
□ 预订会议接待室客人的姓名、地址及电话
□ 检查房间、小费
５、宾客
□ 是否已邀请地方要人并收到回函
□ 随邀请函赠送入场券
□ 安排发言者及当地要人的交通往返
□ 是否提醒每位发言人做好发言准备
□ 安排迎接贵宾入场
６、设备及设施
□ 置于贵宾席上的专用便笺
□ 饭店提供的设备名单及使用价格
□ 登记处、会议接待室、“非会议代表请勿入内”、旅行社、接待处等的标志
□ 照明设备－聚光灯、泛光灯、操作人员
□ 舞台－面积大小
□ 黑板、法兰绒板、磁板
□ 图表架及板架
□ 有照明演讲台、演讲提示机、小木槌、响板
□ 扩音设备－麦克风，其型号及数量
□ 录音设备、操作人员
□ 幻灯设备、灯光控制、操作人员
□ 特殊花卉及植物
□ （已调好音调的）钢琴、风琴
□ 电唱机、唱片
□ 打印服务
□ 表演者化妆室
□ 停车及修车设施
□ 装饰品－检验其是否符合消防要求
□ 特殊设备
□ 额外服务的总体价格协议书
□ 电话
□ 摄影师
□ 速记员
□ 旗帜、横幅、标语
□ 广播及电视
□ 实况转播及操作费用
□ 闭路电视
７、会议
（会议前检查事项）
□ 提供会场平面示意图
□ 每次会议的正确日期和时间
□ 每一次的会议室：其租金数额
□ 会务筹委会总部
□ 每次会议的座位总数、座次安排以及演讲桌
□ 错开会议的时间安排，保证交通、包括电梯服务的顺畅
□ 演讲台－大小
□ 每次会议所需的设备（按照设备与设施列表核对）
□ 其他特殊要求（即将开会前核对以下事项）
□ 确保会议室已开放并配备了工作人员
□ 座位已按要求摆放
□ 会场座位充足
□ 制冷、加热糸统运转正常
□ 扩音设备正常运转、话筒齐备
□ 录音设备正常运转
□ 麦克风－数量、类型齐备
□ 演讲台就绪、照明设施良好
□ 小木槌、模具
□ 讲台上水瓶、水、水杯
□ 与会者用水瓶、水、水杯
□ 入口处警卫执勤
□ 烟灰缸、衣架、火柴
□ 投影仪、屏幕、支架就绪、放映员待命
□ 演讲提示机正常运转
□ 铅笔、笔记本、纸页
□ 图表支架、板架、黑板及相关设施就绪
□ 钢琴、风琴
□ 标记、旗帜、横幅
□ 照明设施齐备
□ 特殊花卉、植物齐备
□ 其他特殊设施
□ （若会议室不易找寻）指向标记齐备
□ （若临时更改会议室）通知已在显要位置张贴
□ 速记员到会
□ 摄影师到会
（会议结束后、立即分配人员办理以下事项）
□ 移走主办单位设施
□ 检查是否有被遗忘财物
８、展览信息
□ 展览数目及平面示意图
□ 展览开放时间
□ 开展日期
□ 闭展日期
□ 展览地点
□ 参展商名称
□ 日租金
□ 指向标记
□ 劳务收费
□ 电工及木工服务
□ 电力、能源、蒸汽、煤气、供水、排污一条龙服务
□ 电费
□ 屏风、背景幕布
□ 托运货箱的存放
□ 保安措施
９、报到
□ 报到时间
□ 登记表，其内容和份数
□ 登记桌，数量及大小
□ 坐椅
□ 烟灰缸
□ 打字机，数量及型号
□ 工作人员－饭店或会务机构人员
□ 水瓶、水杯
□ 照明设施
□ 布告牌，数量及大小
□ 标牌
□ 便笺、钢笔、铅笔以及其他文具
□ 收银柜，数量大小
□ 文件柜，数量及大小
□ 保险柜
（报到即将开始前检查以下事项）
□ 工作人员是否到位、是否熟悉报到程序
□ 文件柜，数量及大小
□ 收取支票的指导原则
□ 退款规定
□ 登记表应包含的内容
□ 代表证上的内容
□ 票券价格、相关规定
□ 客人及贵宾的接待
□ 节目及其他材料就绪
□ 单程票销售
□ 应急客房供给
□ 接待处
□ 废纸篓
□ 印刷的报到名单
（如果代表们自已填写登记表，准备好以下事项）
□ 接待站旁另设桌椅
□ 登记表、铅笔就绪
□ 填表说明张贴在易于填表人查询的位置
□ 填表桌要照明适度
（登记处应有人负责以下事项）
□ 能够做出原则性决定
□ 在登记结束时核对款额
□ 为在报到处工作结束前来登记入住的代表安排住宿
10、音乐
□ 招待会播放录音或者现场演奏
□ 宴会播放录音或者现场演奏
□ 特别活动播放录音或者现场演奏
□ 演出播放录音或者现场演奏
□ 表演者和管弦乐团的预演
□ 乐队或乐团的乐谱架
11、其他
□ 是否为男女老幼都安排了精彩的娱乐节目.
□ 是否安排有临时照看小孩者
□ 是否提供租车服务
12、新闻宣传
□ 新闻中心、打字机、电话
□ 是否建立了强有力的宣传委员会
□ 亲自拜访报社主编、广播及电视节目编导
□ 准备一个综合性的旨在增加入会人数的宣传性节目
□ 准备有新闻价值的出版物
□ 为主办机构安排摄影并为公共宣传做准备
□ 预先印制发言稿
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