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在以往的会议团队开会过程中，没有发生过客户缩减开支或者缩减人员的现象，不过我们发现，最近几年，客房入住率和使用费用的猛烈增长，消除了很多会议团队客房违约金和其他额外费用的烦恼。而当休闲活动和商务旅行骤减的时候，这种状况恐怕就要改变了。
形势已经发生变化了。09年直到2011年，很多会议团队预期他们的客房预订量将会下降10%或15%，甚至更多。有很多因素将会影响到客房的预订量，包括：
·旅行计划减少——各个公司都会减少参加展览和会议的参会代表数量，或者干脆取消会议旅行计划。
·行程缩短——参会代表会考虑是否有必要放弃最后半日的行程，以节省相关费用。
·降低消费——去年的时候，会议团队可能会选择在万豪酒店开会，而今年就可能跑到庭院里召开了。
·供求关系——收益管理专家建议酒店应设法保持目前的费用水平，而事实情况是，当其中一个竞争者降低了费用，其他的酒店也会纷纷效仿。
下面是一些帮助大家减少或是避免违约金损失的良策：
·早日作出调整：无论你们签订的合同中是否准许客房数量调整，你给酒店留出转售客房的时间越长，他们转售成功的希望就越大。
·对费用进行监督：不妨在Google上搜索一下你所预订的酒店其他团队客户的费用情况。这样的数据搜索引擎上留意一下该酒店给于普通大众客户的费用标准。这样做是为了确保团队的费用价格是有竞争力的。我个人并不注重合同条款上的约定，如果一家饭店不按照目前市场行情来定价，它将会失去客房预订的竞争优势，并会丢掉好的客户。大多数的协会现在都有博客或者是在线交流工具。当一个会议代表发现了酒店提供过更低的价位，那么一半的成员在24小时内都会知道这个信息。团队就会失去公众的信任和声誉。这样的情况一发生，酒店业就要失去那些客户了。
·提供一站式采购服务：你可以通过将注册程序和酒店预订程序合并的方式来提高客房入住量。
·最先进的酒店技术能把众多的注册平台整合到一起，帮助确认哪些客户已经注册而客房却没有预订。这时，你的注册系统将会发送信息，强烈建议这样的客户预订团队旅馆。
·加强交流：通常的情况下，参会代表和展览商并不会意识到由于不参加团队客房预订，就应该承担相应的责任。因此，增强他们的意识，并请求他们给予合作支持是十分必要的。可以考虑进行一场电话攻势，特别是对你的展商要给予格外的关注。
·作出适当的让步：在目前的市场形势下，对于实力较强的合作伙伴应该给予一定的优惠。如果会议策划者努力提高客房的预订量，应该给予他们如下奖励：
1. 无论合同上是怎么约定的，仅对客房利润损失那部分收取违约金。
2. 对于会议团队的所有预约都给予信任，不管费用的多少和分配的渠道是什么样的。
3. 允许会议团队通过提升餐饮质量或者其它方式来弥补客房入住量不足的损失。
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