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我们发现，现在社会由于业务的需要，组织会议的活动越来越多。组织会议就变的越来越有学问，会议召开的是否成功与组织会议是否到位有很大的关系，因此在组织会议时应注意以下要点：
一、会前准备
1.记录室
大型的会议一般可有一个记录室，它是控制和调配音响效果、视听设备以及安放必要的会议所需的一切相应设备的理想场所。一般的面积为8m2～18m2。音像师可在此放置调音台，安装灯光控制按钮、各种接线板、总供电开关以及放音、放像设备的开关等等。内设几把坐椅以供工作人员休息时使用。如需要还可为记者准备电话、传真机或文字处理机、打印机等设备，以方便传送各种信息。当然，一定要准备好各种录音、录像设备，以利于会议秘书圆满完成会议的记录工作。工作人员还可以在此控制放映机、幻灯机、电脑等，以供演讲者使用。”麻雀虽小，五脏俱全”，一间小小的记录室可以容纳整个会议要求的全部硬件。一个大型的会议，与会者往往很难听清、看清，会议的精神往往不能够清楚地传达，有了记录室效果就大不一样了。
2．安排餐饮
3．安排停车
必须做好车辆的管理工作。会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及停车管理、驾驶员的管理、派车用车等。
会议秘书人员应该清楚每个与会者到达、离开的日期和时间，安排人员在机场、车站接待，有自己车队的要与车队事先拟定接送与会者的细则，无自己车队的要备有出租汽车机构的名单、电话，计划好租车事宜：用车日期、时间，需要多少坐位的车以及需要几辆等。如有与会者要求自己租车，应该提供帮助并做好记录。
关于接送与会人员的车辆停放问题，要有物质保证并确保安全。所有车辆到会前检查停车场的容量是否足够，确定供电系统是否正常。无论是地下停车场还是地上停车场，都要安排固定人员看管，负责引导车辆入位，确保秩序正常。
4．电话联系
邀请与会者是召开大会的序曲。一个延续1天～3天的重要工作——电话联系，是需要认真对待的。在会议召开的前一个月，就得有人天天坐在电话机前，一个个确认被邀请者是否出席，因为接到邀请的人往往疏于回复。
5．预定和检测视听设备
如果公司不是经常召开需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。要在会前预先试用并能熟练掌握，从电源开关开始逐一进行检查，并进行音、像等的试播试放，以确保这些设备完好并保证在所有的坐位上都能看到图像。
6．监督会议安排
会议的监督安排主要体现在催办工作上。
首先明确催办对象与催办时限。一般应比会议各项工作的承办时限提前一至二天，即对有关承办部门是否把催办事项及时办理完毕进行查询、督促。如遇特殊情况或办理过程中出现问题，应及时向领导汇报并采取措施，保证被催办事项的有效处理。
其次是填写催办登记。催办对象与催办时限一经确定，便应立即登记交办。可采用簿式登记方式的催办卡，也可采用电脑登记的办法，催办事项输入电脑，同时填写一份催办单随文件发给承办单位，催办时限一到，电脑便能自动将当天需完成的催办事项显现出来。
催办的要求，即建立催办系统明确分工。通常文件由秘书、文件管理人员进行催办，重要会议文件由各级领导人员亲自负责。
建立催办的登记报告制度。对需要催办的文件以表格或卡片的形式逐件进行登记，并追踪记录催办的情况；及时进行分析研究与汇总上报，向领导反馈信息。
坚持全面、及时的原则，这对会议与活动的组织很重要。全面地调查和反映会议文件的处理和实施情况，及时督察及时反馈，保证文件及时办理完毕并发挥效用，惟其如此，催办才能真正成为加速文件运转的”催化剂”，以确保会议与活动的高质量完成。
二、准备文件
1．准备并检查文件的准确性
准备和检查文件的准确性是一项非常艰巨而必要的任务，文件主要是会议日程、会议通知、主席日程和报告。检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名宇等，要确保每一项都与实际相符。
会议的日程要尽快检查核对，印发给与会者，以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉，互相沟通。
制定会议生活管理的计划，必须了解将要召开的会议的基本情况和要求，如会议日期、会议规模、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等，根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案，然后报请会议主管领导审批。计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后，应对准备工作进行一次详细的检查，确认没有问题以后，把准备情况向会议主管领导汇报，并将计划印制成图表分发大会使用。
2．整理文件
印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。
3．分发文件
人数较少的小型会议，会议的资料可放置于会议室的桌面上。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员（餐券可以根据会议长短一次发给与会人员或每天发给与会人员）。
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