会议筹备场地--发言人的挑选和确认

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       摘要： 提到发言人， 我们总是先想到那些广为人知的“大人物”，由他们来主持会议开幕仪式或在闭幕式上发表讲话。然而，我们要告诉大家的是，在现实生活中，发言人并不是某个单一的概念。        比如说，如果会议持续数日，那恐怕需要的就不单是某一个发言人。此外，如果会议还有好几个分会，分会上还有座谈会，那你就必须得有30至40个发言人。 发言人的挑选        怎么开始和如何挑选会议发言人呢？其实，挑选发言人的工作从当初制定会议的目的和目标的那一刻就开始了。        如果本次会议主要是展览会的话，那么由于只有为数可数的几次全体大会，所以要求发言人的人数不会太多，工作相对也就容易些。如果是教育性的会议，那么全体大会和分会就会比较多，要求的发言人人数也相应增多。也就是说，不同的会议对发言人的数量和类型的要求是不同的。         除会议目标外，另一个主要影响因素是预算。会议发言人基本上可以分为两类： 职业发言人和志愿发言人        大多数的协会和非盈利性机构都没有足够的预算去邀请职业发言人作为会议的全部发言人。他们经常会邀请业内领袖或协会会员作为发言人。一些财力雄厚的大公司或大型协会则经常邀请职业演讲人。无论哪种情况，只要合适就行。当然，如果会议是关于医学研究或其他学术焦点问题的话，会议组织机构则更倾向于邀请同行发言人。        在美国，会议策划者可以通过专门的演讲者机构或协会寻找职业演讲人。演讲者协会是职业演讲人的经纪公司或代理商。他们在收取一定的费用后就可以根据你的需要帮你找到合适的人选。　        初步选定演讲人名单后，要对演讲人的资格进行一些调查。许多专业演讲者都备有一个资料袋，内有自己的简历、资格证书和推荐信，有的还有演讲片段样带。        如果你要寻找一位具有煽动力的演讲人，那么最好看一下他的演讲录像，因为演讲者的演说技巧与演讲内容比较起来，如果不能说更重要， 恐怕也是同等重要。作为会议策划者，你需要做好自己的功课，深入细致地进行研究和分析。        另外，你还可以请演讲者协会来帮助挑选演讲人。在某些情况下，考虑到预算或质量等原因，志愿演讲者也不失为好的人选。如果志愿演讲者演讲内容丰富、有一定的演讲经验并了解与会者的需要，选用他们没有什么不好。当然，有一点需要注意，即必须了解他们属于哪个类型。一般说来，志愿演讲者可能是某个领域的专家或知识渊博的学者，但由于缺乏一定的演讲技巧，演讲的效果可能会因之而打一些折扣。        时间和日期是选择演讲人的第三个影响因素。那些闻名遐迩的著名演讲人通常收费昂贵，而且需要提前几个月甚至几年和他们预约。        这些职业演讲人通常都会有一些巡回演讲，按照正常情况，你或许付不起他们的演讲费用，但是有时你可以利用他们的间歇时间，比如，某个著名演讲人要在纽约的中午时分发表一个演讲，按照日程安排，当天晚些时候他才会飞离纽约，那么你就可以和他商议，请他参加你早餐时举行的会议或招待会，或者请他出席晚宴。如果你代表的是一家非赢利性机构，这些演讲人很有可能会降低演讲费出席你的会议。 确认        发言人一旦确定，你就要立刻和他们沟通并保持联系。首先向他们发出邀请信，介绍你是谁，你代表什么机构，与会人员有哪些，告知他们你的会议日期和安排以及你的想法等等所有相关事项。从这时起，演讲人和你之间将会有一系列的联系，他们将就演讲费、交通安排、住宿、机场接送、餐饮开支、以及损失赔偿等相关事项和你进行协商。        在所有事项协商完毕后，按惯例你要发一封确认信，表明双方已经达成协议。同时，在确认信里再一次介绍一下你所策划的会议和组织机构也是一种明智的做法。        对那些志愿演讲人，除演讲费用外，其他程序都是一样的。有些机构会向志愿演讲者提供演讲前一天或是演讲当天的住宿，有的还包括当日餐饮和其他费用，有时机票费用也会包括在内。具体情况主要视预算和双方约定。需要记住的是，如果你以后还想邀请他们或和他们继续保持工作关系，你一定要按规定来办事。        最后要说的是，不仅仅是主要发言人重要， 每一个发言人都非常重要。或许主要发言人演讲非常精彩，但是如果另外30个发言人中有一个演讲失败的话，那与会者恐怕记住最多的是这个失败的发言人。所以，会议策划人员在挑选发言人时必须格外谨慎。 秋韵礼仪庆典公司转载：第一范文网