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摘要：我们根据经验，将会议分成两类，一是内部会议或工作会议；另一类则是商务性的会议。前者与会议产业没有太大关系，它们基本上不使用社会资源；而后者通常要借助于会议产业链相关方的力量，才能达到预期的目的。所以我们说的会议组织者，通常指的是组织后一种类型会议的机构及其相关人员。
会议组织者与会议酒店，在会议产业链中，一个是采购方，一个是供应方。那么，会议组织者通常是通过什么途径来找到适当于自己的会议酒店的呢？这也是我们将要为大家介绍的。
美国的会议组织者选择会议酒店，首先是通过专业的会议公司。这类会议公司也被称为site-selection firms(会场选择公司)。美国排名最靠前的三大会议公司Experient、ConferenceDirect、HelmsBriscoe，其业务内容除了为客户提供会议解决方案之外，最主要的一项工作就是帮助客户选择合适的会议酒店；其次是通过专业的媒体和专业信息通道。美国有数十个会议相关的行业组织、20多种专业的会议刊物，再加上差不多每一个城市都有的、把会议组织者作为主要服务对象的会议及旅游局等等，信息传递的渠道是通畅的，传递的信息也可以说是全面而准确的。
我们国家的情况与美国有着很大的不同。一个国家会议产业不发达的一个重要标志就是其会议公司相对弱小。我们国家的情况就是这样，第三方会议公司目前还没有能力担当起这项工作。还有，我们的会议组织者及会议酒店方面的专业组织也才刚刚开始运作；专业的媒体数量少而且影响力也不够；各地的旅游局也没有为本地酒店拉会议的职能。
那么，我国会议组织者与会议酒店信息联络的主要纽带是什么呢？《会议》杂志曾经对参加“会议组织者联谊会”活动的社团组织会议负责人进行了一个简单的调查，结果显示，在选择会议场所时，“经验和别人介绍”排第一位，其次是网络搜索、找当地的会议服务公司、旅行社等。由此不难看出，我国的会议产业中信息的对称程度很低。一直以来，好像没有太多的人把“选择会议酒店”当作会议组织工作中“最大的难题”，更没有很多人会去探究这种不对称的信息传递模式所潜藏的危害。不得不说的是，这种片面的、不充分的酒店选择模式，对会议组织者获得最优的性价比、实现最佳的会议效果是不利的，对会议酒店业的发展也没有正面的鼓励作用。
在健康的会议产业运行模式中，产业链各方之间信息传递是通畅的，传递的内容也应该是全面的、准确的。在一个相对公正透明的信息框架内，会议组织者可以比较容易地找到合适的会议酒店。其实快速的选择合理的会议酒店可以很大程度上降低企业的会议成本。反过来，对于会议酒店来说，在这种模式下，真正设施过硬、服务一流、性价比得当的优秀的会议酒店，一定能得到市场的普遍认可。
从上可以看出，只要找到合理的选择会议酒店的途径，不管是对会议组织者还是会议酒店都是一个双赢的局面。
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