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做好庆典住宿的考察工作以后,向相关领导汇报，并选定住宿宾馆后，便可进行庆典住宿房间的预订工作，主要做好以下工作:
(1)制订住宿安排工作方案
庆典活动的住宿安排需要事先制订方案，内容一般要包括所住宾馆的地点、规格、费用、房间分配原则等。这一方案也可以同饮食安排方案一起制订。
(2)统计住宿人数
可分为两步,第一步根据庆典活动通知的回执、报名表、申请表统计参加庆典的大致人数，并据此预算预订的房间数量;第二步是统计实际报到的人数,这
（6）留出机动房间,以便遇到特殊情况时作临时调剂
7.1.3庆典活动入住期间的安排、服务
1）住宿迎接准备
庆典召开前几天，接待人员就要到住宿的宾馆安排住宿迎接,做好迎接的横幅,迎接台,水牌的准备等。这些可要求宾馆准备(接待人员要及时监督检查，对需要调整的及时进行调整），也可自行准备。最好提前安排好接待人员房间,作会务间用,以便为提前来的参加对象做好住宿安排和相关服务工作。接待人员可以提前一至两天在宾馆大厅设的迎接台值班,准备迎接安排住宿。
2)签到手续
参加对象报到时,接待人员要做好以下工作：
(1)查验证件
确认参加对象的参加庆典资格。
(2)登记填写
请参加对象在登记表上填写个人姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、联系地址、电话等有关信息。
(3)住宿费用
如果由接待方负责，参加对象不用交纳相关费用，直接办理入住手续即可；如果由参加对象自己解决要协助宾馆办理好住宿相关费用及发票开具，钥匙押金的交纳等手续。
(4)安排住宿
安排住宿一般在参加对象报到时会同宾馆工作人员一起操作，饭店住房分为标准间（单人、双人、套房）、豪华房(单人、双人、套房)、行政房(单人、双人、套房）。安排住宿时住房应选择十几平方米的标准双人间(带淋浴洗手间)。安排住房时,要根据分析参加对象所得出的第一手资料、回执情况合理安排住宿，分发房间钥匙并由服务人员或工作人员引导进入房间，在分发钥匙时，应该注意登记参会人员的房号，便于掌握相关情况。
(5)礼品存放
参加对象如有转交庆典方的礼品可随来宾放入客房，有特殊要求的暂时存人宾馆行李保管处，参加庆典时，安排专车随参加对象一起带到庆典现场礼品签收处。
(6)统计工作
每半天或一天统计实到人数,检查缺席情况,以便及时向领导汇报并通知未到来宾。
案例分析7-1想当然的何秘书
xx公司即将举办一个中国民营企业发展之路研讨会,会议遨请了国内一批民营企业家来参加。为保证会议的各项i作顺利进行，公司为此专门召开了一个会务筹备协调会，将会议的各项工作都落实到专人负责。
何秘书的工作是安排与会代表的住宿工作。她去会务组王秘书那拿到了与会同志的回执后，简单地统计了二下,共有13个女同志,53个男同志，以2人一间，算了一不应该订34个标准间，既省钱又方便。为了节省时间，她马上打电话给承办这次会议住宿的xx宾馆,要求预订34个标准间,告诉宾馆的值班经理，五天以后他们公司的客人就会陆续入住。
与会代表开始报道的那天上午，何秘书赶到xx宾馆,准备迎接客人入住。令她没有想到的是,与会代表们对她安排的房间很不满意,提出了一大堆何秘书事先没有考虑到的问题，有的与会代表说她有失眠症,不方便与他人合住，要求换个单人间；有的与会代表f满意阴面的房间，要求换到阳面去;有的与会代表反映他房间的窗户正对着餐厅空调的排气口,这么吵，没法休息，要求另换房间……诸如此类的问题层出不穷。
有个公司的老板不满地问何秘书你这房间是这么安排的？我在参会的回执上已经写明要个单人间，因为我要办理一些商务工作，两人住一向不方便“。还有3个公司的老总对她说：“这家宾馆的档次有点低，我们想换一家星级高星级髙一些的。”何秘书连说对不起，她会想办法解决的。
何秘书去找宾馆的经理,希望他能配合解决与会代表们提出的问题。由于现在是住宿的旺季，房间调整很困难,但宾馆方面考虑到她们公司是老客户了，所以做出了最大的努力，尽量满足了代表的要求。最后，何秘书另外联系了一家档次较高的宾馆，满足了想住星级较高的宾馆的那3个老总。终于将全部与会代表都妥善安排好了之后,何秘书才松了口气。
回到公司后,何秘书再看-下会议的回执，在住宿栏目中,从房间的价格到房间的类型,代表果然提出了很多要求,只是她没有认真对待，自己想当然了。
分析住宿的安排是一项具体细致的工作，秘书要提前编制住房分配方案。秘书在具体安排住宿时,要根据与会代表的要求、具体的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。秘书在选择住宿的宾馆、饭店的时候,要充分考察其设施是否齐全，安全性如何,价格是否合理，地方是否方便,环境是否安静、整洁,然后综合进行选择。要是由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的饭店、宾馆或同一家宾馆不同的标准的客房供其选择。秘书可以选择几家比较满意的不同档次的宾馆,订立长期合作的合同。这样既省心，遇到困难可以得到宾馆方面的配合，又可以有一定的优惠。
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