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举行庆典-经决定,应成立庆典活动领导机构,负责统领庆典活动全局，决定重大事项。庆典關领导机构的主要职责:①负责庆典总体方案的策划、制订:②负责庆典筹备的组织、协调、联络和督办工作。
在特定相应的庆典承办者之后，需要在承办者内部成立一个工作机构,即对庆典全权负责并对庆典事务进行管理和服务的专门班子，如筹备组或指挥部。筹备组设立组长-人,副组长若干人,负责全程指挥与决策。工作职责：1.全面负责庆典工作的组织协调工作;②组织召开各工作组组长会议，听取活动准备进展情况，并及时關长題庆典重要事项;誠_决麵庆典过程中出现的问题。
庆典组织一般分为秘书和会务两大机构。秘书机构主要负责:记录、搜索、整理、撰写、送审、印制、分发庆典中形成的各种文字材料，安排和管理庆典现场以及庆典所用的器材等物品，各种文书方面的信息传递，互通情况等;以及辅助决策,综合协调，沟通信息,办文办会办事等。会务机构主要负责:安排与会人员的签到、接送,安排庆典期间参加人员的食宿、交通，组织参加人员业余时间的参观访问和娱乐活动，策划庆典费用，管理财务，接待来宾和来访者等。围绕上述职能,在庆典的筹备组之内，应根据具体的需要，下设若干精干的专项小组,在秘书、公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守”，各管一段,以使责任更加明确。庆典组织机构属于临时机构，一般由有关方面临时抽调工作人员组成,各机构负责人由庆典领导机关临时委派。从事庆典组织工作的人员,应该具备相应的专业素质、业务水平和庆典工作经验，要有较高的工作热情和良好的服务态度,责任心要强,工作要周到、细致。一般各专项小组的分工和职责如下：
(1)秘书组:主要负责总体协调和活动组织
主要工作职责:①庆典工作议(流)程。②庆典相关的各种通知、文件、函件。③庆典的筹划及组织实施。④庆典活动的各种讲话稿及代理贺电贺词的*写、修订。⑤庆典活动的协调、调配。⑥庆典活动的其他相关工作(礼品、纪念品的设计、制作、徽标的征集等)。
(2)会务组:主要负责活动会场布置及相关会务工作
此外,如需组织活动,工作职责还应包括:①庆典所用礼仪队成员的培训与管埋。②庆典所用志愿者的培训与管理。③庆典文艺演出及及其他活动的筹划、组织及实施等。
(3)对外联络组:主要负责来宾的邀请联络
主要工作职责:①联系参加庆典的主管部门领导。②联系参加庆典的兄弟单位代表。③联系参加庆典的地方政府官员。④联系参加庆典的合作伙伴(企寧业单位)。©«系参加庆典的学术界、文学界的知名人士。⑥联系参加庆典的国外合作伙表。⑦联系参加庆典的其他要人。⑧联系名人要人对庆典的题词等。
(4)接待组:主要负责来宾的接待
庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达健力和应变能力较强的男女青年组成。主要工作职责••①来宾的迎送。即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。②来宾的引导。即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。③来宾的陪同。对于某些年事已高或非常重要的乘宾应安排专人陪同始终,以便关心与照顾。④来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。
(5)财务组:主要负责捐赠资金、物品的接收以及活动所需经费的支付和
管理
(6>交通组:主要负责活动所需车辆的组织与调度
(7)安全保卫组:主要负责保卫工作及车辆秩序等工作
主要工作职责:①庆典现场及周边环境治安的综合整治。②进出庆典现场的人员、车辆的检查和指挥。③庆祝活动期间的治安保卫工作。
(8)工作室宣传组:主要负责现场宣传方案策划,联系媒体宣传,庆典环境装饰美化,雇相、摄像等工作
主要工作职责:1)撰写庆典新闻稿件。②庆典新闻工作者的邀请及接待<③庆典活动的环境布置。④宣传标语的拟定。⑤宣传方案的拟订和组织实龜(如1«册、书画摄影展、录像片、宣传橱窗及网页等)。
(9)医疗保障组:主要负责来宾和参加者的健康保障和活动突发卫生事件的处置
(10)后勤组:主要负责庆典现场清洁卫生、绿化美化、庆典活动用电保障、
螫饮服务等工作
主要工作职责:①庆典大会的保障准备及实施。②会场、主席台的布置。③领导、来宾和工作人员的食宿安排。④筹备工作和庆典大会的交通保障。
⑤庆典现场环境的整修和景观的实施。⑥庆祝活动的相关后勤保障工作。
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